home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / indus / med1 / manual.sw2 < prev    next >
Text File  |  1990-07-26  |  50KB  |  1,275 lines
  1.                                  MASTER MENU
  2.           
  3.                The first screen that will come up when you activate
  4.           the  system  contains  a date  that  should  be  current.
  5.           Beside  the date is a 'Y' which is highlighted  with  the
  6.           cursor  flashing underneath it.  If the date is  correct,
  7.           press  the <ENTER> key.  That will automatically call  up
  8.           your  MASTER MENU from which you can choose  the  section
  9.           you want to work in.
  10.           
  11.                The system automatically puts you at the top of  the
  12.           menu  in the (P)atients section, and you can  enter  that
  13.           section by pressing either the <ENTER> key or the  letter
  14.           <P>.
  15.           
  16.                NOTE:  This is the section where most of  your  work
  17.           will  be done in creating patient medical  and  financial
  18.           records.  Information stored here can be flagged for  use
  19.           in the other sections.
  20.           
  21.                If  you want to move to another selection,  you  can
  22.           move  the cursor by pressing the <ARROW> key.  Using  the
  23.           different  arrow keys will move you up or down  the  menu
  24.           until the section you want to work in is highlighted.
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57. Page 15
  58.  
  59.           
  60.                              (P)atients Sub-Menu
  61.           
  62.                NOTE:  This is the section where most of  your  work
  63.           will  be done in creating patient medical  and  financial
  64.           records.  Information stored here can be flagged for  use
  65.           in the other sections.
  66.           
  67.                ENTERING the (P)atient section, will give you a sub-
  68.           menu for all functions you can perform. Again,  selection
  69.           can  be  made by moving the cursor with  the  ARROW  keys
  70.           until  you  are on the section you want to work  in.   To
  71.           enter  that section, press the <ENTER> key or the  letter
  72.           in () preceding the name on the sub-menu.
  73.           
  74.                                  (P)atients
  75.           
  76.                The first time you use this part of the system,  you
  77.           should  enter  the  (P)atients section  first  to  create
  78.           records for that patient.  For later system  use, you can
  79.           enter  the  other options directly and  pull  information
  80.           from the (P)atients section.
  81.           
  82.           
  83.                Entering the first option of the sub-menu will  give
  84.           you  a  the first of three screens used to  capture  your
  85.           patient information. Along with this screen is a sub-menu
  86.           that  allows you to indicate the type of maintenance  you
  87.           wish to perform. If you wish to locate a specific patient
  88.           currently  on  file  but you do not  know  that  patients
  89.           account  number press the 'F2' key.  Pressing the F2  key
  90.           will  call  up  a  mini-screen  with  three  options  for
  91.           searching for this patient:
  92.           
  93.                             (A)ccount/patient ID
  94.                             (L)ast name
  95.                             (F)irst name
  96.           
  97.                You  can 'SEARCH' in any of those  categories.   For
  98.           example,  move  the  cursor with the  <ARROW>  key  until
  99.           you're  on (L)ast name.  Press <ENTER>  and type  in  the
  100.           name.   The  system  will  display  the  file  with   the
  101.           requested  name  at the top of the list.   Press  <ENTER>
  102.           again, and that record will be called up and displayed on
  103.           the screen.
  104.           
  105.           The  sub-menu  options displayed  perform  the  following
  106.           functions:
  107.           
  108.           (I)nquire
  109.           
  110.                (I)nquire  will display information for  a  specific
  111.           patient/account.     If  you want to use this  option  to
  112.           scan information to see if it is correct, press  <ENTER>.
  113.           You  will then get a 'prompt' asking for the  ACCOUNT  #.
  114.           Type in the ACCOUNT # and press <ENTER>.
  115. Page 16
  116.  
  117.           
  118.                Pressing  the <ARROW> key will take you through  all
  119.           the records of this 'Patient/Account'.  To return to  the
  120.           PATIENT/ACCOUNT MAINTENANCE (Screen) press <ESC>.
  121.           
  122.                The  first time you're using the system,  you  won't
  123.           have  any data in your files to (I)nquire about,  so  you
  124.           will  move to the second choice (A)dd new, and  begin  to
  125.           develop your patient/account records.
  126.           
  127.           (A)dd new
  128.           
  129.                When  you  enter the (A)dd new section,  the  system
  130.           will give you a mini-screen to choose whether you want to
  131.           add a new ACCOUNT or PATIENT record. (Note - You must  be
  132.           already  within  an  account before you  can  select  the
  133.           'PATIENT' add new request. If you select the PATIENT  add
  134.           new request the next available patient number within  the
  135.           current  account will automatically be assigned for  you.
  136.           If  you  select  the ACCOUNT add  new  request  the  next
  137.           available account number will be returned to you. You can
  138.           override  this  with any other unused  number  by  simply
  139.           typing over the returned number.)
  140.           
  141.                Choosing  either  the (A)ccount  or  (P)atient
  142.           option  will activate the screens needed for the  display
  143.           and/or  entry  of the fields required. As you  enter  the
  144.           information,  the cursor moves automatically  from  FIELD
  145.           to  FIELD  and SCREEN to SCREEN.  (A FIELD is  the  space
  146.           designated  for a specific piece of information  such  as
  147.           name,  address  etc.) The information you  enter  in  the
  148.           BILLING  INFORMATION  SCREEN is only  available  for  use
  149.           depending  upon  how  you  process  your  Aged   Accounts
  150.           Receivables  and  Statements. If you process  by  Account
  151.           then  this  screen  information is  only  valid  if  this
  152.           patient is also the account master (patient number '00').
  153.           If  you process your Aged Receivables and  Statements  by
  154.           patient then this screen is valid for all patients.
  155.           
  156.           
  157.                A.  All  FIELDS  for dates are  set  up  for  double
  158.                digits so all single digit months and days should be
  159.                preceded by a 0.
  160.           
  161.                B. The 'CODE' field is a free-form field for use  if
  162.                you  have  some sort of coding  system  for  patient
  163.                filing.   One use of this field is to  identify  BAD
  164.                DEBT account/patient's. This field is displayed next
  165.                to  the  account/patient  ID. when you  use  the  F2
  166.                search/display/select  function.  If you  don't,  or
  167.                don't  want  to  use it, you  can  skip  this  field
  168.                by  pressing <ENTER>. (Note: You can use  this  code
  169.                field  to sub-group your patients. You can then  use
  170.                the 'Special Recall' report feature to select  these
  171.                patients for letters, labels, and listings.)
  172.           
  173. Page 17
  174.  
  175.           
  176.                C.  The  'SALUT'  field is  provided  to  enter  the
  177.                salutation  you  want to use in recall  letters.  An
  178.                example of this field usage is: Dear Mr. Ed Jones
  179.           
  180.                D.  If you leave a field before you're ready,  press
  181.                the <ARROW> key and it will take you back.
  182.           
  183.                E. If you make a typing error, move the cursor  with
  184.                the  <ARROW> keys to the mistake and press  <DELETE>
  185.                or <BACKSPACE>.  Either one will remove the error.
  186.           
  187.                F.  The system automatically capitalizes  the  first
  188.                letter  in  a field containing a word  that  is  not
  189.                preceded by numbers.  Example: LAST NAME - Doe.   In
  190.                the  address  field